Opakované nákupní procesy

Milena Rusková
April 2, 2020
Czech

Nákupním procesem rozumíme proces zajištění zboží nebo služeb dle parametrů zadaných interním nebo externím zákazníkem. Jednotlivé kroky procesu se v různém prostředí firem liší, ale vždy mají několik společných klíčových činností. 

Nákupní proces se aktivuje vznikem požadavku na zajištění materiálu nebo služby a vložením všech potřebných údajů do informačního systému. Pomineme-li proces výběru a schvalování dodavatelů, pak samotný proces nakupování obsahuje řadu opakujících se kroků, které musí být dle interně nastavených lhůt včas splněny, aby byl předpoklad včasného dodání materiálu nebo služby reálný.

Vlastní nákupní proces pak většinou začíná zasláním poptávky na jednoho nebo více možných dodavatelů. Po obdržení nabídky nákupčí ověří shodu parametrů poptávky s nabídkou a vybere nejvhodnějšího dodavatele co do splnění zadaných technických parametrů, ceny a dodací lhůty. Součástí výběru nejvhodnějšího dodavatele může být případně i vyjednání ještě lepších cenových nebo termínových podmínek dodání. Po nalezení shody se vystaví a zašle objednávka.

V průběhu celého nákupního procesu musí nákupčí mít přehled a kontrolu nad jeho jednotlivými kroky. Zjišťuje a ověřuje si, zda je objednávka dodavatelem včas potvrzena, jestli potvrzená dodací lhůta a ostatní náležitosti objednávky korespondují s nákupním požadavkem, zda dodavatel již zboží dodal a jestli bylo kvantitativně i kvalitativně převzato a naskladněno.

Nákupní proces se uzavírá křížovou kontrolou faktury s vystavenou objednávkou a dodacími listy k dodanému zboží a platbou dle dohodnuté doby splatnosti.

Každý, kdo kdy pracoval v nákupu, zažil situaci, kdy splnění termínu zakázky záviselo na urychleném dodání komponentů nebo materiálu. Je totiž poměrně běžnou praxí, že procesy předcházející objednání materiálu se z nejrůznějších příčin opozdí. K objednávání pak dochází v době, kdy standardní doba dodání materiálu je už daleko za požadovaným termínem dodání, se kterým se počítalo při plánování jednotlivých procesů zakázky.

Moderní společnosti řešení procesů sice mají a snaží se je efektivně řídit, ale mnoho z nich k tomu nevyužívá moderní nástroje. Všechny úkony a komunikaci řeší pomocí Excelu, e-mailů a porad. Kvůli tomu pak může u pracovníka docházet k překrývání více činností v jednom časovém úseku a z toho důvodu následně k nereálným termínům dokončení jednotlivých kroků procesu i celé zakázky. Takové firmy si neuvědomují anebo neví, že by své procesy mohly řešit přes aplikaci ApuTime, která pro plánování využívá umělou inteligenci. Díky ní by pracovaly efektivněji, snížily by míru stresu svých zaměstnanců (umělá inteligence převezme rozhodovací paralýzu) a manažeři by se mohli soustředit na opravdu klíčové oblasti při řízení firmy.

Procesní inženýři a manažeři obeznámení s tímto softwarem oceňují, že díky tomuto

nástroji a podpoře konzultantů firmy ApuTime dokážou uživatelsky mít velmi jednoduše kontrolu nad všemi procesními kroky zakázky tak, aby k objednávání docházelo s respektem ke standardním dodacím lhůtám, čímž se vytvoří předpoklad dodání, které bude vyhovovat interně naplánovaným procesům. Kladně hodnotí rovněž dostupnost aktuálních přehledů o stavu plnění jednotlivých kroků, zakázek a on-line reporting.

Všechny atributy a vlastnosti aplikace ApuTime svědčí o tom, že pokud chce firma držet krok se svou konkurencí, užití aplikace ApuTime je tím nejlepším nástrojem k dosažení cíle.



Related Posts